6 fordeler med besøksadministrasjonsløsninger

COVID-19-pandemien har fått organisasjoner til å revurdere teknikker for besøksadministrasjon. Det handler ikke lenger bare om tilgangskontroll. Organisasjoner må nå overvåke og håndtere helse- og sikkerhetsrisikoer også. De må føre detaljerte registreringer og reagere raskt på endrede tilstander i samfunnet. Som et resultat av dette må virksomheter hele tiden vurdere hvordan deres ansatte og kunder påvirkes av disse endringene

Det er ikke overraskende at markedet for besøksadministrasjonsprogramvareløsninger er i vekst. Dette segmentet forventes å mer enn doble seg i størrelse de neste 5 årene.

Så, bør du investere i et besøksadministrasjonssystem? Her er seks grunner til å vurdere en besøksadministrasjonsløsning.

1. Forenkle tungvinte, manuelle prosesser

Papirbaserte innloggingsbøker og lange køer ved resepsjonsskranker er kundeopplevelser som virksomheter rett og slett ikke har råd til lenger. Besøksadministrasjonsprogramvare digitaliserer disse prosessene.

Besøkende kan enkelt bruke en besøkskiosk til å skanne ID-en sin eller legge inn forhåndsregistreringsinformasjon. Ansatte blir frigjort fra å minne besøkende om å signere en fysisk loggbok, og prosessen med å validere møteinformasjon eller godkjenne besøket er automatisert og strømlinjeformet.

I tillegg trenger du ikke å belaste entreprenører eller leverandører med papirskjemaer for ting som taushetserklæringer. Disse kan sømløst bygges inn i arbeidsflyten som programvaren muliggjør.

2. Reduser kostnader

Manuelle tilnærminger til bygg- og kontoradministrasjon kan være meget arbeidsintensive. Mange organisasjoner har funnet seg selv i en situasjon hvor de har måttet øke bemanningen ved innganger, resepsjonsskranker og andre steder i hele bygningen for å bedre håndtere strømmen av besøkende slik at alle forblir trygge.

Det er ikke bra for virksomheten fra et økonomisk perspektiv, og heller ikke for ansatte: disse arbeidsoppgavene er ofte veldig stressende.

Ved å flytte viktige aspekter av besøksstrømmene, som innloggingen, til et elektronisk system har du muligheten til å allokere ressurser til oppgaver med høyere verdi og derigjennom potensielt spare penger.

3. Få bedre innsikt i besøksaktivitet

En viktig del av sikkerheten på et bygg er evnen til å bekrefte at alle som går inn og ut faktisk har rett til å være der.

Besøksadministrasjonsprogramvareløsninger hjelper til med å fange opp, spore, behandle og lagre denne informasjonen. De viser hvem som er en nykommene og hvem som kommer tilbake. Systemet kan også hjelpe til med å administrere gruppepåmeldinger, RSVP-er, hvor mange besøkende som er ventet, og hvem de er. Teknologien kan til og med integrere overvåkningslister.

Du har enestående innsikt i hvem som benytter bygget ditt, hvordan og når, og med detaljert analyse for å forstå besøksaktivitetstrender.

Dataene kan også bistå beslutninger som bemanning, vask, optimale hjemmekontor-tider og mye mer ved å se menneskeflyten gjennom uken.

Denne typen informasjon kan gi organisasjonen din en meningsfylt konkurransefordel.

4. Oppfyll sikkerhets- og samsvarskrav

De siste årene har organisasjoner måttet ta større ansvar for å holde ansatte friske.

Det gode nyheten er at den samme teknologien du ville bruke for besøksadministrasjon, også er svært effektiv for arbeidsplassadministrasjon.

Enten det handler om å automatisere temperatursjekker eller redusere risikoen for smittsom sykdomsoverføring, gjennom bruk av teknologier som berøringsfri adgangskontroll, kan besøksadministrasjonsløsninger hjelpe deg med å administrere arbeidsplassen for sikkerhet og gi deg en komplett revisjonsspor.

Når det gjelder samsvar, avhengig av bransjen du er i, kan du være pålagt å samle inn visse opplysninger fra alle som kommer inn i organisasjonen din. Du kan bygge nødvendige screeningsspørsmål inn i innloggingsprosessen slik at du fanger opp riktig informasjon og lagrer det sikkert for databeskyttelse og personvern.

Hvis du trenger å kontrollere tilgangen på individnivå, kan du enkelt integrere avanserte løsninger som biometriske lesere som er både svært sikre og berøringsfrie.

5. Integrer dine kjernesystemer

Et besøksadministrasjonssystem trenger ikke å være en frittstående løsning som er koblet fra dine andre sikkerhetssystemer. Faktisk vil du få mest verdi gjennom integrasjoner til dine andre systemer som adgangskontroll og identitetsadministrasjon.

I denne forbindelse hjelper det å jobbe med en erfaren sikkerhetspartner som kan hjelpe til med å utforme en løsning som utnytter systemene du allerede har på plass, og introdusere riktig blanding av nye teknologier.

Målet er en enhetlig løsning som gjør det mulig for deg å administrere adgangskontroll, ansattes helse og sikkerhet, og besøksstrømmer fra en enkelt plattform med sanntidsvisning til hendelser og rapporteringen du trenger for å forbedre sikkerheten og opplevelsen for alle.

6. Administrer flere steder fra ett sted

Skybasert besøksadministrasjon gjør det mulig å administrere flere steder fra en enkelt plattform for konsistent samsvar og opplevelse på tvers av organisasjonen din.

En sentralisert løsning letter deling av informasjon og retningslinjer på tvers av flere steder. Dette fremmer gjennomsiktighet og samarbeid i hele organisasjonen.

Ikke bare har ledere for bedriftshelse og sikkerhet innsikt i alt som skjer, men lokale ledere kan få fullmakt til å se og svare på hendelser på deres spesielle anlegg.

Der det gir mening, kan du fortsatt tilpasse besøkskravene for bestemte steder. For eksempel kan et forskningslaboratorium begrense byggtilgang til visse tider på dagen.

Like viktig er det at et skybasert besøksadministrasjonssystem kan skalere for å imøtekomme nye inngangspunkter, nye kontorer og team, eller til og med helt nye steder.

Gi dine besøkende et flott førsteinntrykk

Besøksadministrasjon legger tonen for kundenes opplevelse med organisasjonen din. Det kan gjøre at det å gå inn i anlegget ditt blir en trygg og friksjonsfri opplevelse som skaper et positivt inntrykk. For ansatte skaper det en arbeidsplass de er stolte av og glade for å være i.

Vi er her for å hjelpe

Det er mye å vurdere når du vurderer alternativer for besøksadministrasjonsbehovene dine. La våre sikkerhetsfagfolk for besøksadministrasjon hjelpe deg med å navigere gjennom disse beslutningene. Ta kontakt i dag for å sette opp en sikkerhetsrådgivning.