6 avantages des solutions de gestion des visiteurs
Les organisations doivent également surveiller et gérer les risques pour la sécurité sanitaire. Ils doivent tenir des registres détaillés et réagir rapidement aux événements changeants. Et ils doivent tenir compte de l'impact de tout cela sur l'expérience des employés et des clients.
Il n'est donc pas surprenant que le marché des solutions logicielles de gestion des visiteurs soit en plein essor. Ce segment devrait plus que doubler de taille au cours des 5 prochaines années.
Alors, devriez-vous investir dans un système de gestion des visiteurs ? Voici six raisons impérieuses d'envisager une solution de gestion des visiteurs d'entreprise.
1. Rationalisez les processus manuels fastidieux de gestion des visiteurs
Les journaux de bord papier et les longues files d'attente à la réception sont des expériences client que les entreprises ne peuvent tout simplement plus se permettre. Un logiciel de gestion des visiteurs numérise ces processus.
Les visiteurs peuvent simplement utiliser un kiosque visiteur pour scanner leur pièce d'identité ou entrer des informations de pré-inscription. Le personnel n'a plus à rappeler aux visiteurs de signer un journal de bord physique, et le processus de validation des informations de réunion ou d'approbation de la visite est automatisé et rationalisé.
De plus, vous n'avez pas à surcharger les sous-traitants ou les fournisseurs avec des formulaires papier pour des choses comme les NDA. Ceux-ci peuvent être intégrés de manière transparente dans le flux de travail activé par le logiciel.
2. Réduire les coûts de gestion des visiteurs.
Les approches manuelles de la sécurité des bâtiments et de la gestion des bureaux peuvent être très laborieuses. De nombreuses organisations ont dû augmenter le personnel aux entrées, aux bureaux d'accueil et ailleurs dans l'établissement pour mieux gérer le flux de visiteurs afin que tout le monde reste en sécurité.
Ce n'est pas formidable pour l'entreprise d'un point de vue financier, ni pour les employés : ces tâches de première ligne sont souvent très stressantes.
En déplaçant les aspects clés des flux de visiteurs comme le processus d'enregistrement vers un système électronique, vous avez la possibilité de redéployer vos ressources humaines vers des tâches de grande valeur et potentiellement d'économiser de l'argent en plus. Tout en offrant une expérience client cohérente 24h/24 et 7j/7.
3. Obtenez une meilleure visibilité sur l'activité des visiteurs en entreprise.
Vous devez confirmer que tout le monde à l'intérieur, entrant et sortant de votre bâtiment est censé être là.
Les solutions logicielles de gestion des visiteurs aident à capturer, suivre, traiter et stocker ces informations. Ils montreront qui est un nouveau venu et qui revient. Ils peuvent également aider à gérer l'inscription des groupes, les RSVP, le nombre de visiteurs attendus et qui ils sont. La technologie peut même intégrer des listes de surveillance.
Vous avez une visibilité sans précédent sur qui utilise votre espace, comment et quand, avec des analyses détaillées pour comprendre les tendances d'activité des visiteurs.
Les données peuvent également aider à éclairer les décisions commerciales. Par exemple, avez-vous l'impression que vos entrées sont trop encombrées ? Peut-être que votre organisation est devenue trop grande pour votre immeuble et qu'il est temps de penser à déménager.
Ce type d'informations pourrait donner à votre organisation un avantage concurrentiel significatif.
4. Répondre aux exigences de sécurité et de conformité.
Au cours des dernières années, les organisations ont dû assumer une plus grande responsabilité pour assurer la santé de leurs employés.
La bonne nouvelle est que la même technologie que vous utiliseriez pour la gestion des visiteurs est également très efficace pour la gestion du lieu de travail.
Qu'il s'agisse d'automatiser les contrôles de température ou de réduire le risque de transmission de maladies infectieuses, grâce à l'utilisation de technologies telles que le contrôle d'accès sans contact, les solutions de gestion des visiteurs peuvent vous aider à gérer le lieu de travail pour la sécurité et vous fournir une piste d'audit complète.
En matière de conformité, selon votre secteur d'activité, vous devrez peut-être collecter certaines informations auprès de toutes les personnes qui entrent dans votre organisation. Vous pouvez intégrer les questions de sélection nécessaires dans votre processus d'enregistrement afin de capturer les bonnes informations et de les stocker en toute sécurité pour la protection des données et de la confidentialité.
Si vous avez besoin de contrôler l'accès au niveau individuel, vous pouvez facilement intégrer des solutions avancées telles que des lecteurs biométriques hautement sécurisés et sans contact.
5. Intégrez vos autres systèmes centraux de sécurité.
Un système de gestion des visiteurs ne doit pas nécessairement être une solution autonome déconnectée de vos autres systèmes de sécurité. En fait, vous tirerez le meilleur parti des intégrations à vos autres systèmes, comme le contrôle d'accès et la gestion des identités.
À cet égard, il est utile de travailler avec un partenaire de sécurité expérimenté qui peut aider à concevoir une solution qui exploite les systèmes que vous avez déjà en place et introduire la bonne combinaison de nouvelles technologies.
L'objectif est une solution unifiée qui vous permet d'aider à gérer le contrôle d'accès, la santé et la sécurité des employés et les flux de visiteurs à partir d'une plateforme unique avec une visibilité en temps réel sur les événements et les rapports dont vous avez besoin pour améliorer la sécurité et l'expérience pour tous.
6. Gérer plusieurs sites d'entreprise sur la même application de gestion des visiteurs.
La gestion des visiteurs basée sur le nuage permet de gérer plusieurs sites à partir d'une seule plate-forme pour une conformité et une expérience cohérentes dans toute votre organisation.
Une solution centralisée facilite le partage d'informations et de politiques sur plusieurs sites. Cela favorise la transparence et la collaboration dans toute l'organisation.
Non seulement les responsables de la santé, de la sûreté et de la sécurité de l'entreprise ont une visibilité sur tout ce qui se passe, mais les responsables locaux peuvent être habilités à voir et à réagir aux événements dans leur établissement particulier.
Là où cela a du sens, vous pouvez toujours personnaliser les exigences des visiteurs pour des emplacements spécifiques. Par exemple, un laboratoire de recherche peut limiter l'accès au bâtiment à certaines heures de la journée.
Tout aussi important, un système de gestion des visiteurs basé sur le cloud s'adapte pour accueillir de nouveaux points d'entrée, de nouveaux bureaux et équipes, voire des sites entièrement nouveaux.
Donnez à vos visiteurs une excellente première impression
La gestion des visiteurs donne le ton à l'expérience de vos clients avec votre organisation. Cela peut faire de l'entrée dans votre établissement une expérience sûre et sans friction qui crée une impression positive. Pour les employés, cela crée un lieu de travail dont ils sont fiers et heureux d'être.
Nous sommes ici pour aider
Il y a beaucoup à considérer lors de l'évaluation des options pour vos besoins de gestion des visiteurs. Laissez nos professionnels de la sécurité de la gestion des visiteurs vous aider à prendre ces décisions. Contactez-nous dès aujourd'hui pour organiser une consultation de sécurité.
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